労働問題135 退職勧奨が違法にならないための「心構え」——無断録音を前提とした発言管理と適法性の確保【会社側弁護士が解説】

　退職勧奨の面談は形式上「密室の話し合い」のように見えるかもしれませんが、現在の実務では退職勧奨の場が完全な密室であると考えるのは危険です。多くの社員はスマートフォンで会話を容易に録音でき、そのデータが労働審判や訴訟で証拠として提出されます。会社側が録音の存在に気づかないまま不用意な発言をしたケースが、退職勧奨をめぐる紛争の現場では珍しくありません。

　退職勧奨が違法とならないための最大の心構えは「すべて無断録音されている」という覚悟で臨むことです。この一点を徹底するだけで、多くの違法リスクは自然と排除されます。本稿では、退職勧奨の場における適法な発言管理の実務原則、録音への対応方針、そして担当者の選定方法を、使用者側専門の弁護士が解説します。

01退職勧奨の現場に潜む「透明な目」

　現代の退職勧奨の面談には「透明な目」が常に存在していると考えなければなりません。社員がポケットの中のスマートフォンで会話を録音することは技術的に容易であり、その録音データが裁判官の前で再生されるというケースは日常的に起きています。

　言葉遣い・口調・やり取りの流れまで細かく検証されます。感情に任せた発言や不用意な言葉遣いが会社にとって致命的な証拠となり、退職強要（不法行為）の認定につながります。「密室だから何を言っても記録には残らない」という認識は、実務上最も危険な誤解の一つです。

02最強のコンプライアンス——「公開」を前提とした対話

　退職勧奨を適法に進めるために会社経営者が持つべき最も重要な意識は、「このやり取りは後に第三者（裁判官・社員の家族・他の社員）に公開されても問題ないか」という視点を常に持つことです。

　この問いに「はい」と答えられる発言・態度・進め方のみが、適法な退職勧奨の範囲内にあります。「いいえ」と感じる要素が少しでもある場合は、その発言・行動を止めることが退職強要リスクの回避につながります。この単純なチェックを面談中に継続するだけで、実務上の大半の違法リスクを排除できます。

03録音を「鏡」として捉える——発想の転換

　録音を「敵」として警戒するのではなく、自らの正当性を担保するための「鏡」として積極的に活用するという発想の転換が重要です。適法・適切な退職勧奨を行っている経営者にとって、録音は自分たちの対応の正当性を証明する証拠となります。社員が「強迫された」と主張しても、録音データが会社側の冷静な進め方を示せば、その主張は通りません。

　録音されることを意識することで自然と適法な対応が徹底され、違法な退職強要に及ぶリスクが極めて低くなります。「録音されても構わない面談」を目指すことが、適法な退職勧奨の最終目標です。四谷麹町法律事務所では、退職勧奨の進め方・発言内容のチェックを使用者側弁護士として経営者とともに事前に行うサービスを提供しています。

04退職勧奨に向かない担当者——選定の判断基準

　退職勧奨の適法性は担当者の資質にも大きく依存します。以下のような傾向がある人物は、退職勧奨の担当者として不適切です。感情的になりやすい方として、社員の反論や感情的な発言に対して自分も感情的になってしまう傾向がある場合、発言が過激になりやすいです。高圧的なコミュニケーションが習慣化している方として、普段の業務でも強圧的な言動をする傾向がある場合、退職勧奨の場でも同様の対応となりやすいです。怒りを抑えることが苦手な方として、社員の拒絶に怒りを覚えやすい場合、退職強要的な発言に転じるリスクが高くなります。

　このような場合は、冷静で客観的な対話ができる別の担当者を選任するか、弁護士によるシミュレーション・指導を受けてから面談に臨むことが不可欠です。

05退職勧奨の面談前に行う「発言チェック」の実務

　退職勧奨の面談前に行うべき「発言チェック」の実務手順を整理します。まず、発言内容の事前確認として、面談で伝える予定の内容を事前に書き出し、使用者側弁護士に確認してもらいます。「解雇になる可能性がある」等の発言の適法性を事前に精査します。次に、NGワードの整理として、「懲戒解雇になる」「家族が困る」「訴訟になったら徹底的に争う」等の言葉を絶対に使わないルールを設けます。

　また、面談の流れのシミュレーションとして、社員が拒絶した場合・感情的になった場合・その場で合意した場合など、複数のシナリオに沿った対応を事前に演習します。会社側の記録担当者の配置として、面談に記録担当者を同席させ、発言内容・時間・態様を会社側でも記録しておきます。これが後の紛争において会社側の証拠となります。

SUPERVISOR

監修者

弁護士法人四谷麹町法律事務所　代表弁護士藤田進太郎

東京大学法学部卒業。2003年弁護士登録。日本弁護士連合会会員労働法制委員会委員・事務局次長・最高裁行政局との労働審判制度に関する協議会協議員、第一東京弁護士会労働法制委員会委員・研修部会副部会長、経営法曹会議会員・第112回経団連労働法フォーラム報告担当者、労働審判員連絡協議会特別会員、日本労働法学会会員、東京麹町ロータリークラブ会員・2023-24年度幹事。
講演・著作　／　「会社経営者のための問題社員対応講座」（YouTube）

日本全国各地の会社経営者の皆様へ

弁護士法人四谷麹町法律事務所代表弁護士の藤田進太郎です。私は、労働問題のストレスから会社経営者の皆様を解放したいという強い思いを持っており、日本全国各地の会社経営者のために、問題社員、退職勧奨、労働審判、残業代トラブルなどの労働問題の予防解決に当たっています。退職勧奨の発言管理・適法性の確保でお悩みでしたら、弁護士法人四谷麹町法律事務所にご相談ください。事務所会議室での経営労働相談のほか、ZoomやTeamsでのオンライン経営労働相談を実施しています。

FAQよくある質問

Q1. 社員に無断で録音された場合、その録音は証拠として使えますか？

　日本の裁判実務では、無断録音であっても一般的に証拠能力が認められています。会社側にとって不利な内容が録音されていれば、それが証拠として採用される可能性が高いと理解しておく必要があります。「無断録音されている」という前提で面談に臨むことが最大の防衛策です。

Q2. 退職勧奨の面談に弁護士を同席させることはできますか？

　会社側の弁護士を同席させることは可能です。弁護士の同席は、発言内容の適法性確保・記録の整備・後の紛争対応の観点から有効です。ただし、弁護士が強圧的な態度を示したり社員を威圧したりしないよう、適切な役割分担と進め方の確認が必要です。

Q3. 退職勧奨の面談を会社側も録音することはできますか？

　会社側が面談を録音することも可能です。会社側の録音は、後の紛争で「面談の内容が適法だったこと」を証明する証拠となります。ただし、社員にも録音していることを開示するかどうかは状況に応じて弁護士と相談の上判断してください。

Q4. 退職勧奨の面談で発言すると危険な言葉はどんなものですか？

　「懲戒解雇になる」（根拠がない場合）、「家族が困る」、「訴訟になったら徹底的に争う」、「この業界で生きていけなくなる」等の発言は退職強要と評価されるリスクが高い言葉です。具体的な発言内容は事前に使用者側弁護士に確認することをお勧めします。