VIDEO
本ページの基となる解説動画
本ページの解説内容は、以下の藤田進太郎弁護士による解説動画を素材として、当事務所が文章化しているものです。本ページの記載と動画の内容に齟齬がある場合や、より詳しい解説をご覧になりたい場合は、動画を直接ご視聴ください。
問題社員に対する懲戒処分は、会社の雰囲気を守り、まじめに働く周囲の社員を守るための重要な手段です。「やらない経営者」の多くは、雰囲気の悪化を恐れる、もう手遅れと感じる、やり方がわからず怖いという三つの誤解に支配されていますが、いずれも根拠は乏しいものです。懲戒処分で最も重要なのは、難しい法律論ではなく「事実認定」──何月何日の何時頃、どこで、誰が、誰に対して、どのように何をしたのかを5W1Hで具体的に確定する作業です。事実が確定すれば法的評価は概ね自動的に定まります。就業規則の懲戒事由の整備と周知、本人への弁解の機会の付与、書面による懲戒処分通知書の交付という基本動作を踏まえつつ、自力で頑張らず、会社側を専門に扱う弁護士の伴走支援を活用することが、結果として最も効率的かつ確実な進め方となります。
懲戒処分は会社を守る武器──「やらない経営者」の3つの誤解
当事務所への問題社員対応のご相談で、お話を伺っていくうちに「これまで懲戒処分はされていますか」とお尋ねすると、「うちでは懲戒処分はやっていません」というご回答をいただくケースが、想像以上に多くあります。なぜ懲戒処分を行わないのかを伺うと、その理由は概ね次の三つに集約されます。
誤解①「懲戒処分をすると会社の雰囲気が悪くなる」
最も多い誤解は、「懲戒処分を行うと、会社全体の雰囲気が悪くなってしまう」という懸念です。しかし、ここで一度立ち止まって考えていただきたいのは、退職勧奨を真剣に検討するほどの問題社員が存在する会社の雰囲気は、懲戒処分を行うか否かにかかわらず、すでに相当に悪化しているという現実です。
むしろ、適切な懲戒処分を行うことで、「迷惑を被ってきた周囲の社員に対し、会社はしっかり対応してくれた」という安心感が伝わり、会社全体の雰囲気がかえって改善することもあります。問題行動が放置されている状態は、まじめに働く社員のモチベーションを大きく削ぎます。会社秩序を守る意思を会社が示すことは、まじめな社員を守ることそのものです。
誤解②「いまさら懲戒処分しても改善しない」
二つ目の誤解は、「すでに我慢に我慢を重ねた状態にあり、いまさら懲戒処分しても本人が改善するはずがない」という諦めです。確かに、コップの水が溢れる寸前の段階に至った事案では、改善の余地は乏しいかもしれません。しかし、より早期の段階で適切な懲戒処分を行えば、本人が態度を改め、その後信頼される社員に成長していくケースが、当事務所の経験上、現実に存在します。極端な例では、懲戒処分を契機に立ち直り、後年には幹部や役員にまで昇進された方もいらっしゃいます。「やってもどうせ改善しない」と決めつけて処分を見送ることは、本人の改善機会と、会社にとっての価値ある人材の確保機会を、ともに失わせる選択となりかねません。
誤解③「やり方がわからず、怖い」
三つ目の誤解は、「懲戒処分の正しいやり方がわからず、何となく怖いので踏み出せない」というためらいです。書式集を購入してきても、目の前で起きている事案にそのままは当てはまりません。これは独力で進めようとするから難しく感じる問題であり、問題社員対応を業務の8割・9割で扱う会社側を専門に扱う弁護士に伴走してもらえば、本来怖いものではありません。自動車運転に自信がなくても、教習所の指導員が助手席にいれば事故はまず起きないのと同じ構造です。本ページの第8章で詳しく解説しますが、自力で頑張らず、専門弁護士の継続的支援を活用することが、結果として最も安全かつ効率的な進め方となります。
早期の懲戒処分が改善を生むケースもある
懲戒処分の効果について、当事務所の率直な実務感覚を申し上げますと、すべての事案で本人が改善するわけではありません。残念ながら、懲戒処分を経ても最後まで問題行動が改まらず、退職勧奨や解雇に進まざるを得ない事案も多く存在します。しかし、適切な時期に適切な懲戒処分を行うことで、本人が立ち直り、その後の職業人生を建設的に歩み始めるケースもまた、確実に存在します。
改善の可能性が残っている段階は、問題行動が比較的軽微なうちです。我慢に我慢を重ねた経営者が、もはや退職勧奨や解雇しか選択肢がないと感じる段階まで事態が悪化してから「これから懲戒処分を積み重ねたい」と相談されるケースもありますが、これは本末転倒です。コップの水が溢れる前に、まだ事態が修復可能な段階で懲戒処分に踏み切ることが、本人の改善機会を確保する意味でも、会社の利益を守る意味でも、最も合理的なタイミングとなります。
また、早期の段階から計画的に懲戒処分を積み重ねた事案は、最終的に解雇や退職勧奨に至った場合も、訴訟になったときに会社側に有利な事実関係が形成されています。事態が極端に悪化してから「アリバイ作り」のように懲戒処分を行ったケースとは、訴訟の見通しが大きく異なります。早期の懲戒処分は、本人の改善機会の提供であると同時に、最終局面における会社の防御態勢の構築という二重の意味を持ちます。
最重要──「事実認定」こそ懲戒処分の核心
懲戒処分を行ううえで最も重要な作業は、難しい法律論や判例の暗記ではありません。最も重要なのは「事実認定」、すなわち何があったのかを具体的に確定させる作業です。事実が確定してさえいれば、その事実が就業規則上の懲戒事由に該当するか否か、相当な懲戒処分の重さはどの程度かといった法的評価は、概ね自動的に定まります。
「評価」ではなく「事実」で議論する
経営者が陥りやすい失敗は、「協調性がない」「勤務態度が悪い」「パワハラがあった」といった評価的な言葉で問題を整理してしまうことです。これらは抽象的評価にすぎず、本人に対して「あなたはパワハラをしましたよね」と尋ねれば「やっていません」と返ってくるだけで、議論が空中戦になってしまいます。
これに対して、「○月○日の午前10時頃、第1会議室において、あなたは○○部長に対し『○○○○』と発言しましたよね」という具体的事実をベースに議論すれば、「言いました」「言っていません」「言ったが意図は違う」というように、議論が生産的な方向に進みます。事実が一旦確定すれば、その事実がパワハラに該当するか否かは、評価の問題として比較的容易に判断できます。
裁判の主戦場も「事実」
懲戒処分に関する訴訟が提起された場合の主戦場も、結局のところ「何があったのか」という事実です。事実関係が確定すれば、その事実をどう法的に評価すべきかは、裁判官にとってさほど難しい判断ではありません。微妙な事案について評価の方向性を会社側に有利に持っていく主張立証は、もちろん弁護士の重要な役割です。しかし、訴訟の勝敗を分けるのは、その前段階の事実認定です。事実認定を懲戒処分の段階で丁寧に行っておくことが、結果として会社の防御態勢を最も強固なものにします。
5W1Hで事実を確定する具体的な記述方法
事実認定は、5W1Hの枠組みに沿って整理することが最も実務的です。具体的には、「いつ（何月何日の何時頃）」「どこで（場所）」「誰が（行為者）」「誰に対して（被害者・対象者）」「何を（内容）」「どのように（態様）」を確定させます。歴史の年表のように、時系列で具体的事実を並べていく作業をイメージしていただくとよいでしょう。
具体的な記述例
悪い例（評価的・抽象的な記述）：
「あなたは日頃から勤務態度が悪く、協調性がなく、部下に対してパワハラを行ってきた。」
良い例（5W1Hで事実を記述）：
「2026年2月1日の午前10時頃、第1会議室において、あなたは部下である○○氏に対し、大声で『お前のような無能はクビだ、今すぐ出ていけ』と発言した。」
悪い例の記述では、本人から「そんなことはしていない」と反論されたとき、議論が抽象的な評価をめぐる空中戦になってしまいます。良い例の記述であれば、「言ったか・言わなかったか」「言ったがその場面の文脈はどうであったか」という具体的な事実関係をめぐる生産的な議論が可能となり、調査・証拠評価・最終判断が円滑に進みます。
なお「大声で」「怒鳴った」といった表現は、厳密には事実と評価の中間にある記述であり、可能な限り具体的な行動描写に置き換えることが望ましいですが、ある程度の評価的表現が混入することは実務上避けがたい面もあります。重要なのは、評価的表現に逃げずに、具体的事実を記述する姿勢を維持することです。
就業規則の整備と「周知」の重要性
懲戒処分は、刑罰類似の性格を持ちます。「こういう行為をしたら、こういう罰がある」というルールがあらかじめ定められ、その内容が社員に周知されていることが、懲戒処分が有効と認められるための前提となります。具体的には、就業規則において、懲戒処分の種類（譴責、減給、出勤停止、降格、諭旨退職、懲戒解雇等）と、懲戒事由（どのような行為が懲戒の対象となるか）を、明確に定めておく必要があります。
「作っただけ」では足りない──周知の徹底が必要
規模の比較的小さな会社で訴訟になったときに問題となりやすいのが、就業規則は作成したものの、社員への周知が十分に行われていないケースです。会社の棚に紙の就業規則が眠っており、従業員が見たいと申し出る機会がないまま運用されている状態では、就業規則の内容が労働条件として効力を持っているか自体が疑わしく、懲戒処分の有効性も揺らぎます。
周知の方法としては、入社時に冊子で全従業員に交付する方法、社内ポータルやクラウドストレージにPDFを掲載し、誰でもアクセス可能な状態にしておく方法、毎年改定版を全従業員に交付する方法などが考えられます。学校でいう校則を生徒に見せないまま「校則違反だ」と処分しても納得を得られないのと同じです。「ルールを守らせる」という発想に立ち、見ようと思えば誰でも見られる状態を徹底的に整備することが、懲戒処分の有効性を支える基礎となります。
本人への弁解の機会の与え方
懲戒処分にあたっては、本人に対して弁解の機会、すなわち言い分を述べる機会を与えることが、実務上強く推奨されます。理論的には、弁解の機会を与えなくとも有効と判断された懲戒処分の事案も存在しますが、これらは極めて限定的な状況下での例外であり、簡単に弁解の機会を与えられるのであれば、必ず与えるべきです。
弁解の機会を与える二つの方法
弁解の機会の与え方には、概ね二通りあります。第一は、本人と面談を実施し、対面で言い分を聞く方法です。「会社としては○月○日のあなたの○○という言動を問題視している。これに事実関係に誤りはないか。何か説明したいことはあるか」と問いかけ、本人の応答を聞きます。
第二は、書面（または電子メール）により、会社が認定した事実、検討中の懲戒処分の内容、反論の提出期限と提出先を本人に通知し、書面（または電子メール）で反論の機会を与える方法です。「○月○日までに○○宛に反論書を提出してください。提出された内容を踏まえて懲戒処分を最終決定します」と伝え、本人の反論を踏まえて判断する手続です。書面による方法は、本人の納得感を得やすく、会社側も冷静な判断を下しやすいという利点があります。
弁解聴取でも「事実」を中心に議論する
弁解の機会において議論する内容も、評価ではなく事実を中心に据えてください。「あなたはパワハラをしましたよね」と問いかけても、「やっていません」と返ってくるだけで議論は進みません。「○月○日の○時頃、○○の場面で、あなたは○○氏に対して『○○○○』と発言しましたよね」と具体的事実を提示すれば、「言った」「言っていない」「言ったが意図は違う」という生産的な議論が成立します。事実認定の作業は、会社側の調査段階だけでなく、本人弁解の段階においても、一貫して事実を中心に据えることが核心となります。
懲戒処分通知書を必ず書面で交付する
「懲戒処分をしたか否か」を曖昧にしないために
懲戒処分は、口頭ではなく書面（最低でもPDFの電子メール送付）により行うべきです。書面交付を徹底すべき最大の理由は、「会社が懲戒処分を行ったのか否か」を客観的に明確にしておくためです。
たとえば、過去に始末書を取得していたところ、後日、より重い懲戒解雇を行ったときに、本人側から「始末書を取った時点で会社はすでに懲戒処分（譴責等）を行っているのに、同じ事案で重ねて懲戒解雇を行うのは二重処罰であり違法だ」という主張がなされるケースがあります。会社側は「始末書を取っただけで懲戒処分は行っていない」と認識していたとしても、就業規則上、譴責の処分内容に「始末書を提出させる」と規定されている場合などは、この主張に苦戦することになります。
この種の混乱を防ぐためには、「懲戒処分は必ず書面で行う、書面によらないものは懲戒処分ではない」という運用ルールを徹底することが有効です。あわせて、本人から事実関係の説明を求める際には、「始末書」という言葉ではなく「事情説明書」「報告書」といった用語を使用することで、懲戒処分との混同を回避できます。
懲戒処分通知書で最も手間をかけるべきは「事実」の記述
懲戒処分通知書のなかで最も手間をかけて記述すべきは、適用条文や処分の種類ではなく、認定した「事実」です。適用条文の記載や処分の種類の決定は、書式に馴染みやすく、判断もある程度定型的に進められます。これに対し、当社で起きている本件事案そのものに関する事実の記述は、まさにオリジナルの作業であり、書式集をいくら参照しても代替できません。
通知書において事実を具体的に記述できているということは、その時点で会社が事実関係を丁寧に調査・整理した証拠でもあります。受け取った本人にとっても、何について処分されているのかが明確に伝わり、納得感の醸成にも資します。逆に、事実認定が曖昧な通知書は、本人の反発を招きやすく、訴訟になった場合も会社側の主張立証を不利にします。
自力でやらない──弁護士の伴走支援を活用する
懲戒処分は、独力で進めるのではなく、会社側を専門に扱う弁護士の伴走支援を受けながら進めることが、最も合理的な選択です。経営者には本業があり、人事担当者にも他の重要な業務があります。問題社員対応に関する法律・判例・実務運用を独力で十分に習得することは現実的に困難であり、その時間とエネルギーは本業に注ぐべきです。
弁護士に求めるべきは「料理された判断」
弁護士に対して期待すべきものは、法律や判例の知識をそのまま伝えることではなく、それらを消化したうえで、当社の本件事案について「何をすべきか」を提示してもらうことです。「こういう法律があります」「こういう判例があります」といった素材のままで提示されても、経営者がそれを料理して判断することは困難です。問題社員対応を多く扱う弁護士であれば、現に起きている事案について「現状ではこの懲戒処分が相当であり、その理由はこうです」「このように事実認定書を整理しましょう」「面談ではこの順序で質問しましょう」という、実務に即した具体的な提案を行います。
当事務所のオンライン継続支援
当事務所では、問題社員対応のご相談に対して、オンライン打合せを活用した継続的支援の体制を整えております。30分単位の短時間打合せを案件の進行状況に応じて頻繁に実施し、事実認定の整理、就業規則該当性の検討、弁解の機会の設計、懲戒処分通知書の文案作成・レビュー、本人面談後の振り返りと次の一手の助言を、リアルタイムで提供いたします。経営者が孤立せず、自信を持って次の一手を進められる体制を、継続的支援を通じてご提供いたします。
よくあるご質問
Q.懲戒処分を行うと、会社全体の雰囲気が悪くなることが心配です。本当に大丈夫ですか。
A.退職勧奨を検討するほどの問題社員が在籍する会社の雰囲気は、懲戒処分を行うか否かにかかわらず、すでに悪化していることが通常です。むしろ、適切な懲戒処分を行うことで、迷惑を被ってきた周囲の社員に「会社はしっかり対応してくれた」という安心感が伝わり、雰囲気が改善するケースもあります。会社秩序を守る意思を会社が明確に示すことは、まじめに働く社員を守る行為そのものです。
Q.すでに事態が深刻化していますが、いまから懲戒処分を始める意味はありますか。
A.本人の改善可能性は事案により様々ですが、いまから懲戒処分を始めることには、最終的に退職勧奨や解雇に至った場合の有効性を支える資料を整備するという重要な意味があります。「アリバイ作り」と評価されないためには、事実認定を丁寧に行った真正な懲戒処分として実施することが必要です。進め方の設計は、会社側を専門に扱う弁護士に相談されることを強くお勧めします。
Q.就業規則に懲戒の種類や懲戒事由を細かく定めていません。それでも懲戒処分はできますか。
A.就業規則に懲戒の種類と懲戒事由を定めておくことが、懲戒処分の有効性の前提です。十分な定めがない場合は、まず就業規則の整備から進める必要があります。就業規則がそもそも存在しない場合の取扱いには別途の論点があり、個別に検討が必要となりますので、当事務所までご相談ください。
Q.就業規則は作成していますが、棚に保管されているだけで社員には配布していません。これでも有効ですか。
A.就業規則は、作成だけでなく社員への「周知」が労働条件としての効力発生要件となります。棚に置いてあるだけで誰も見ない状態では、訴訟で周知性が否定されるリスクがあります。社内ポータルやクラウドに掲載する、入社時に冊子で交付する、改定の都度メール配信するなど、誰でも見ようと思えば見られる状態を整備することが必要です。隠すべき情報ではないため、可能な限り全社員への配布を徹底することをお勧めします。
Q.本人から始末書を取りました。これは懲戒処分にあたりますか。
A.就業規則上の懲戒処分（譴責等）の内容に「始末書を提出させる」と規定されている場合は、始末書の提出を求めること自体が懲戒処分にあたると評価される可能性があります。同じ事案で後日重ねて重い懲戒処分を行うと「二重処罰」の問題が生じます。事実関係の説明を求めるだけのつもりであれば「始末書」ではなく「事情説明書」「報告書」等の用語を使用し、懲戒処分は必ず書面の懲戒処分通知書で明示する運用が、混乱を防ぎます。
Q.本人への弁解の機会を与えなかった懲戒処分は、必ず無効になりますか。
A.弁解の機会の付与が懲戒処分の有効要件として明示的に位置付けられているか否かは事案により異なりますが、機会を与えずに行った懲戒処分は、有効性を争われた場合に会社側が苦戦する材料となります。簡単に弁解の機会を与えられる事案で機会を省略することは、合理的な選択ではありません。原則として、面談または書面による弁解の機会を必ず与える運用とすることをお勧めします。
Q.懲戒処分通知書はメールでの送付でも有効ですか。
A.原則としては、紙の懲戒処分通知書を本人に直接交付し、受領印または受領サインを取得することが望ましい運用です。それが困難な場合は、PDF化した通知書を電子メールで送付し、メール本文と添付ファイルの記録を残す方法も実務上行われています。重要なのは、通知の事実と内容を客観的に証拠化できる形で残すことであり、口頭通知のみは絶対に避けてください。
Q.懲戒処分の進め方について、継続的に弁護士と相談できる体制はありますか。
A.当事務所では、オンライン打合せを活用した継続的支援を多く採用しております。事実認定の整理、就業規則該当性の検討、弁解の機会の設計、懲戒処分通知書の文案作成・レビュー、本人面談後の振り返りと次の一手の助言を、案件の進行状況に応じて30分単位の打合せで継続的に行います。経営者が孤立せず、自信を持って懲戒処分を進められる体制を整えております。
さらに詳しく知りたい方はこちら
監修者
弁護士法人四谷麹町法律事務所 代表弁護士 藤田 進太郎
東京大学法学部卒業。2003年弁護士登録。日本弁護士連合会会員労働法制委員会委員・事務局次長・最高裁行政局との労働審判制度に関する協議会協議員、第一東京弁護士会労働法制委員会委員・研修部会副部会長、経営法曹会議会員・第112回経団連労働法フォーラム報告担当者、労働審判員連絡協議会特別会員、日本労働法学会会員、東京麹町ロータリークラブ会員・2023-24年度幹事。
講演・著作 ／ 「会社経営者のための問題社員対応講座」（YouTube）
日本全国各地の会社経営者の皆様へ
弁護士法人四谷麹町法律事務所代表弁護士の藤田進太郎です。私は、労働問題のストレスから会社経営者の皆様を解放したいという強い思いを持っており、日本全国各地の会社経営者のために、問題社員、労働審判、残業代トラブルなどの労働問題の予防解決に当たっています。問題社員、労働審判、残業代トラブルでお悩みでしたら、弁護士法人四谷麹町法律事務所にご相談ください。事務所会議室での経営労働相談のほか、ZoomやTeamsでのオンライン経営労働相談を実施しています。
懲戒処分は、独力で頑張らず、
専門弁護士の伴走支援を活用してください。
事実認定の整理、就業規則該当性の検討、弁解の機会の設計、懲戒処分通知書の文案作成・レビュー、訴訟対応まで、会社側専門の弁護士が一貫してサポートいたします。オンライン打合せでの継続的な伴走支援も可能です。
最終更新日 2026/04/19