能力不足社員への退職勧奨は、「合意退職」を目指す手続であり、解雇とは法的性質が全く異なります。成功の鍵は、①辞めなければならない理由を具体的な事実に基づいて説明すること、②退職条件（退職日・解決金等）を適切に設計すること、の二点に尽きます。本ページでは、会社側専門弁護士が退職勧奨の実務を体系的に解説いたします。
退職勧奨とは何か──「合意退職」を目指す手続
能力不足社員への対応として退職勧奨を検討するに当たり、最も重要な出発点は、退職勧奨とは「合意退職」を目指すものであるという基本的性質を正確に理解することです。この理解が曖昧なまま交渉を始めると、途中で思わぬ方向に話が転び、会社に不利な結果を招きかねません。
合意退職とは、労働者の同意を得た上で労働契約を終了させる手続を意味します。これに対し、「解雇」は、退職について労働者の同意がないにもかかわらず、雇い主が一方的に労働契約を終了させる意思表示です。両者は法的性質を全く異にするものであり、適用される要件も、無効判断のされ方も、和解水準も、すべて異なります。
実務上しばしば発生するのは、退職勧奨を行っているはずが、労働者側から解雇に話を誘導され、いつの間にか「解雇」を行ったものとして扱われる事案です。準備不足の解雇は解雇無効を主張して多額の解決金を取得しやすい客観的状況にあるため、労働者側には、合意退職の提案を解雇の話に置き換える経済的動機があります。交渉の場で「それは解雇ということでよろしいですね」「解雇の意思表示と理解しました」といった発言を引き出されることもあり、後日、その発言を根拠に解雇不当を主張されることもあります。
退職勧奨を行う側は、合意退職の枠組みを終始一貫して維持することが必須となります。「当社として解雇を行うわけではなく、ご本人の同意に基づく合意退職をご相談している」というスタンスを、書面上も口頭のやり取りでも、明確に保ち続ける必要があります。
退職勧奨を行うべきタイミング
能力不足社員への退職勧奨のタイミングは、試用期間中と本採用後とで難易度が大きく異なります。この点を理解した上で、会社として取り得る方針を定める必要があります。
試用期間中の退職勧奨──最も成功しやすい局面
能力不足を理由に退職していただく可能性のある社員については、試用期間満了までに判断することが基本的対応となります。試用期間中は、労働者側の納得感が得られやすい客観的状況にあり、合意退職が成立しやすい局面です。「試用期間の趣旨に照らして能力水準が不足していた」という説明が可能な場合、「試しに雇ってもらっていただけなのだから、それなりの理由があるならしょうがない」と受け止めていただきやすくなります。
過去に3ヶ月の試用期間中に能力の有無の判断がつかず、試用期間満了後に対応に苦慮した経験のある会社については、試用期間を6ヶ月に変更することをお勧めします。6ヶ月の試用期間は、3ヶ月に次いで一般的で、求人募集時も違和感を生じさせません。
本採用後の退職勧奨──納得感を得るハードルが上がる
本採用を経過した後の能力不足を理由とする退職勧奨は、労働者側の納得感を得るハードルが大幅に上がることを前提とする必要があります。本採用されたということは、本人にとっては「この能力でも会社は自分を受け入れてくれたのだ」という認識を形成する客観的な出来事です。そこへ能力不足を理由とした退職要求がなされた場合、「以前と同じ水準で働いてきたのに、なぜ今になって」という反発が避けられません。
この反発を抑制するためには、後述のとおり、辞めなければならない理由を具体的事実に基づいて丁寧に説明することが不可欠となります。評価のみを伝えて退職を求めるような進め方では、本採用後の退職勧奨はほぼ成立しません。
長期勤続社員への退職勧奨
10年・20年にわたり勤務してきた社員に対して、能力不足を理由とした退職勧奨を行いたいとのご相談を受けることもあります。しかし、長期勤続社員に対する能力不足を理由とした退職勧奨は、一般的に納得感を得るハードルが極めて高いものです。「長年同じ水準で働いてきたのに、なぜ今になって能力不足といわれるのか」という反発を受けやすく、「急に能力が大幅に低下した」といえる客観的事情がない限り、退職理由として説得力を持たせることは困難です。
長期勤続者については、退職条件の上乗せを軸に設計するか、能力不足以外の事由（業務命令違反、勤怠不良等）の併存を確認した上で進めるのが現実的対応となります。
「辞めなければならない理由」の説明
退職勧奨の成否を決定づける最重要項目が、会社を辞めなければならない理由の説明です。この項目は軽視されがちですが、退職条件の設計よりもはるかに重要な中核的要素といえます。
当該社員が会社を辞めなければならない理由が存在しないのであれば、会社の行う退職勧奨には正当性がないことになり、合意退職に応じていただきにくくなります。仮に退職の意向を示していただけたとしても、退職条件は会社にとって不利な方向に傾かざるを得ず、解決金の水準も高額化します。逆に、辞めなければならない理由を事実に基づいて具体的に説明できていれば、合意退職の成立可能性は大幅に高まり、解決金の水準も抑制されます。
「評価」ではなく「事実」を伝える
ここで理解しておくべき基本的整理は、「能力が低い」「周りがみんなダメだと言っている」といった伝達内容は評価であって事実ではないということです。評価のみを伝えると、「会社の好悪で言われているのではないか」「嫌いだから嫌がらせで言っているのではないか」「パワハラではないか」と受け止められる客観的状況にあり、説得力を持ちません。
必要なのは、「何月何日の何時頃、どこで、どのように何をやったのか、あるいはやらなかったのか」という具体的な事実を積み上げて説明することです。当該社員の実際の言動に即した説明を行うことで、「この人は自分をよく見た上で結論を出したのだ」という受け止めが可能となり、仮に最終的な評価（退職）に納得できなくても、「この経営者の考えは今後も変わらないであろう」という現実認識を促せます。
教育指導を尽くしたことを具体的に示す
能力不足社員に対しては、会社として教育指導を尽くしたという経緯の説明も重要です。「このような場合にはこのように対応すべきであるという説明を何月何日に行った」「実際にやって見せた」「それでも繰り返し同じミスが発生した」といった、教育指導と改善機会付与の経過を具体的に提示できることで、会社として取るべき手続を踏んだ上で退職勧奨に至っているという説明が可能となります。これが欠落していると、「いきなり退職を求められた」との受け止めを誘発しがちです。
関連ページ 能力不足の立証方法・記録化の手順については、柱ページ「能力不足の立証方法」にて詳しく解説しています。
退職条件の設計
退職勧奨において「辞めなければならない理由」と並ぶもう一つの柱が、退職条件の設計です。交渉の前に会社として妥結可能な条件を事前に検討し、交渉幅を設定しておくことが、合意形成を円滑に進める上で不可欠となります。
最重要項目は「退職日」
退職条件のうち最も重要なのは退職日です。合意退職が成立したといえるためには退職日の確定が必要であり、退職勧奨を行う会社にとって最も合意すべき事項であるためです。会社として希望する退職日を事前に検討し、交渉の中で相手方の意向も踏まえながら最終決定していくことになります。
一般論として、退職日が近いほど解決金の水準は高くなりやすく、退職日が先になるほど解決金の水準は低くなりやすい傾向にあります。早期退職を実現するためには、その分の対価としてある程度の解決金を提示する必要があり、逆に、退職までの期間が長く取れる場合には、解決金を抑制しやすくなります。
解決金・退職金の額
退職に当たって支払う一時金の額は、退職条件として二番目に重要な項目です。名称としては、特別退職金、解決金、和解金等の各種があり得ますが、紛争解決の観点からは全体額で交渉するのが通常です。
交渉の中で合意された「解決金◯◯万円」といった金額については、源泉徴収なしで満額を振り込むのが一般的な処理です。他方、所定の退職金規程から算定された退職金については、所得税等を源泉徴収した上で支払うのが通常の取扱いとなります。
その他の退職条件
退職日と解決金以外に、退職合意書に盛り込むことを検討すべき条件として、以下があります。
第一に、会社都合扱いとするか自己都合扱いとするかです。会社都合扱いは、失業保険の給付開始時期が早まる等の本人側の経済的利益があり、交渉上の取引材料として機能します。第二に、年次有給休暇の取扱いです。残日数を退職日まで消化させるか、買い取るか、切り捨てるか（自由な合意が可能です）を取り決めます。第三に、退職日までの出社義務及び給与の取扱いです。出社に及ばず給与のみ支払う扱いも実務的には採用されます。第四に、秘密保持、誹謗中傷禁止等の行為規範です。必要に応じて退職合意書に明記します。
面談の実施と退職強要リスクの回避
退職勧奨は適法な行為ですが、進め方によっては「退職強要」として違法評価を受け、損害賠償請求の対象となります。退職勧奨と退職強要の境界を意識した面談設計が必要です。
面談の人数・時間・場所
会社側の出席者は、原則として2名程度にとどめ、多人数で取り囲むような形は避けます。時間は1回あたり1時間以内を目安とし、必要に応じて複数回に分けて実施します。場所は静かな会議室を用い、公然の場や狭小空間は避けます。威圧的と評価される要素を排除することが、退職強要リスクの回避につながります。
労働者の自由な意思決定を妨げない
労働者が明確に退職の意思がないことを表明した後も執拗に面談を繰り返したり、「辞めないなら解雇する」と迫ったり、他の社員の前で辱めたりすると、退職強要として違法と評価される可能性が高まります。判例上、一定の限度を超えた退職勧奨は不法行為を構成し、慰謝料等の損害賠償義務を負う結果となります。
適法な退職勧奨と評価されるためには、当該社員が自由な意思で退職を決断できる状況を確保することが重要です。検討期間を設ける、書面で退職条件を交付して持ち帰って検討していただく、再度の回答を書面で受ける、といった手続を踏むことで、自由意思の確保を客観的に示せます。
録音対策と記録化
労働者側が面談を録音していることを前提に、発言内容を組み立てる必要があります。「辞めないなら解雇する」「このままでは居場所がなくなる」といった威圧的な発言は、後日の退職強要主張の決定的証拠となり得ます。会社側としても、面談のポイントを書面化（面談記録）し、日時・出席者・主な発言を残しておくことが、後日の反証のために有効です。
配置転換の検討
能力不足社員への退職勧奨を行う前に、配置転換の可能性を検討したかは重要な論点です。日本の会社の多くは就業規則上、配置転換の権限を会社に留保しているため、現在の職務で能力不足であったとしても、他の職務であれば十分な水準の業務を遂行できる可能性を否定できません。
配置転換の検討は、法的には解雇回避努力義務として解雇の場面で要求されるものですが、退職勧奨の説得力を高めるという実務的観点からも極めて有効です。「他の職務も検討したが、現実的可能性のある範囲では適性のある職務が見当たらなかった」と説明できることで、「検討を尽くした上での退職勧奨である」という受け止めを促せます。
配置転換の現実的可能性が乏しいと判断される場合であっても、検討した結果として配置先がなかったという経緯を記録しておくことが重要です。「どの職務について検討し、どのような理由で配置不可と判断したか」を書面化しておけば、後日の説明資料として機能します。
関連ページ 配置転換の具体的手続・拒否された場合の対応等については、「能力不足社員の配置転換」（準備中）にて詳しく解説する予定です。
退職合意書の作成と合意後のフォロー
合意退職に至った場合、その合意内容は必ず退職合意書として書面化することが不可欠です。口頭の合意にとどめると、後日「そのような合意はなかった」「条件が違う」と主張される余地を残してしまいます。
退職合意書に記載すべき基本事項
退職合意書には、次の事項を明確に記載します。
①退職日（年月日を具体的に特定）、②退職理由（会社都合退職・自己都合退職の区別）、③解決金等の支払額・支払時期・支払方法（源泉徴収の有無を含む）、④年次有給休暇の取扱い、⑤退職日までの出社義務・給与の取扱い、⑥秘密保持義務・誹謗中傷禁止、⑦清算条項（相互に何らの債権債務も存しないことの確認）。
特に清算条項は、後日の未払残業代請求や慰謝料請求等を封じる効果を持つ重要条項です。必ず盛り込むようにします。
合意書締結後のフォロー
退職合意書の締結後、合意内容に従った履行を確実に行うことが重要です。解決金の支払時期が遅れたり、会社都合退職と合意したのに自己都合で離職票を作成したりすると、合意違反として紛争が再燃するリスクがあります。退職日・支払日・離職票の作成時期などをチェックリスト化し、担当者が確実に処理する体制を整えておくことをお勧めします。
当事務所のサポート体制
弁護士法人四谷麹町法律事務所は、会社側（使用者側）の労働問題に特化した法律事務所です。退職勧奨については、面談前の準備段階から、合意書の締結、合意後のフォローまで、一貫してサポートいたします。
具体的なサポート内容としては、第一に、退職勧奨前の戦略設計です。事実関係の整理、辞めなければならない理由の明文化、退職条件の交渉幅設定、配置転換検討の記録化等、面談前に整えるべき準備を伴走型でサポートします。第二に、面談時のスクリプト作成・同席です。労働者側から予想される反論への応答案、発言してはならない内容の整理、録音前提での発言設計等、実務的な面談対応を支援します。第三に、退職合意書の起案・交渉代理です。清算条項を含む合意書条項を事案に応じて起案し、必要に応じて相手方代理人との交渉も担当します。第四に、退職強要主張への対応です。仮に退職強要であるとの損害賠償請求が提起された場合にも、同じチームが継続して対応いたします。
柱ページのご案内 能力不足社員への対応全般（採用段階から解雇まで）については、柱ページ「能力不足の社員は解雇できるか」にて体系的に解説しています。
よくあるご質問
Q.退職勧奨と解雇は、法的にどのように違いますか。
A.退職勧奨は「合意退職」を目指す手続であり、労働者の同意を得た上で退職させるものです。他方、解雇は、労働者の同意がないにもかかわらず雇い主が一方的に労働契約を終了させる意思表示で、両者は法的性質が全く異なります。退職勧奨を行っているつもりが解雇に話を誘導され、後日「解雇」扱いとされる事案が実務上しばしば発生しますので、合意退職の枠組みを終始維持する必要があります。
Q.退職勧奨に応じないと言われた場合、解雇できますか。
A.退職勧奨を拒絶されたからといって、直ちに解雇が有効となるわけではありません。解雇には客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要ですので、退職勧奨不応諾の事実自体は解雇理由になりません。退職勧奨後に解雇を検討する場合には、別途、解雇事由が存在するかを慎重に確認する必要があります。
Q.退職勧奨で支払う解決金の相場はどのくらいですか。
A.一律の相場はなく、事案ごとの交渉により決定されます。一般論として、退職日が近いほど解決金の水準は高くなりやすく、退職日が先になるほど低くなりやすい傾向にあります。また、辞めなければならない理由を事実に基づいて具体的に説明できているかによっても、合意水準は大きく変わります。
Q.退職勧奨は何回まで行うことができますか。
A.回数制限が法令上定められているわけではありませんが、労働者が明確に退職の意思がないことを表明した後も執拗に繰り返す場合、退職強要として違法評価を受けるリスクがあります。面談の回数・時間・人数を適切に設計し、労働者の自由な意思決定を妨げない形で行うことが重要です。
Q.退職勧奨の面談は、何人で、どれくらいの時間で行えばよいですか。
A.面談は原則として、会社側は2名程度、1回あたり1時間以内にとどめることが実務的には安全です。長時間・多人数で威圧的な態度を取ったと評価されると、退職強要として損害賠償請求の対象となる場合があります。会議室等の静かな場所で、落ち着いた雰囲気で行うようにしてください。
Q.退職合意書にはどのような内容を記載すべきですか。
A.退職日、退職理由（会社都合・自己都合の区別）、解決金等の支払額・支払時期、年次有給休暇の取扱い、退職日までの出社義務及び給与の取扱い、秘密保持、誹謗中傷禁止、清算条項等を、事案に応じて記載します。清算条項を含めることで、後日の追加請求を封じることができます。
Q.10年以上勤務している社員にも能力不足を理由とした退職勧奨はできますか。
A.長期勤続社員に対する能力不足を理由とした退職勧奨は、納得感を得るハードルが相当に高いものとなります。「長年同じ水準で働いてきたのに、なぜ今になって能力不足といわれるのか」という反発を受けやすく、「急に能力が大幅に低下した」といえる事情がない限り、退職理由として説得力を持たせることが困難です。退職条件の上乗せや、能力不足以外の事由の併存を含めて、慎重な設計が必要です。
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監修者
弁護士法人四谷麹町法律事務所 代表弁護士 藤田 進太郎
東京大学法学部卒業。2003年弁護士登録。日本弁護士連合会会員労働法制委員会委員・事務局次長・最高裁行政局との労働審判制度に関する協議会協議員、第一東京弁護士会労働法制委員会委員・研修部会副部会長、経営法曹会議会員・第112回経団連労働法フォーラム報告担当者、労働審判員連絡協議会特別会員、日本労働法学会会員、東京麹町ロータリークラブ会員・2023-24年度幹事。
講演・著作 ／ 「会社経営者のための問題社員対応講座」（YouTube）
日本全国各地の会社経営者の皆様へ
弁護士法人四谷麹町法律事務所代表弁護士の藤田進太郎です。私は、労働問題のストレスから会社経営者の皆様を解放したいという強い思いを持っており、日本全国各地の会社経営者のために、問題社員、労働審判、残業代トラブルなどの労働問題の予防解決に当たっています。問題社員、労働審判、残業代トラブルでお悩みでしたら、弁護士法人四谷麹町法律事務所にご相談ください。事務所会議室での経営労働相談のほか、ZoomやTeamsでのオンライン経営労働相談を実施しています。
退職勧奨の進め方は、
事前準備で結果が決まります。
面談前の戦略設計、辞めなければならない理由の明文化、退職合意書の起案まで、会社側専門の弁護士が伴走型でサポートいたします。ご判断に迷われる段階からお受けいたします。
最終更新日 2026/04/18
