問題社員への注意指導の総合解説

本ページの基となる解説動画

　本ページは、藤田進太郎弁護士による「会社経営者のための問題社員対応講座」（YouTubeチャンネル）の各動画解説を素材として、当事務所が注意指導の全体像を統合的に文章化したページです。各テーマの詳細は、それぞれの元動画でご確認いただけます。

注意指導の目的

アリバイ作りではなく、本人の行動を改めるために行う

　注意指導がうまくいかない典型的なパターンがあります。最初はやんわりと穏やかに、遠回しに本人に気づいてもらえないかなという感じで伝えるだけで、はっきり注意するわけでもない。そうしているうちに問題がどんどんエスカレートしていき、周りの社員から「あの人がいるなら私たちは会社を辞めます」と詰め寄られて、はじめて「もうやめてもらうしかない」と判断する。そこで本を読んでみたら「どうやら注意指導と懲戒処分を積み重ねないと解雇できないらしい」と知り、それから逆算で注意指導を始める、というケースです。

　このような逆算的な発想で行う注意指導は、アリバイ作りのようなものです。注意指導の本来の目的は、本人の行動を改めてもらうことです。やめさせるための手段ではありません。注意指導を重ねて懲戒処分も何回もやったのに治らなかった、いわば「失敗事例」として解雇するのが本来の順序です。

注意指導は「リーダーとしての力」を示す機会でもある

　他の社員では手に負えないような問題社員であっても、社長であれば言うことを聞かせることができる。そういう姿を見せることができれば、社長として社員たちの尊敬も集めることができます。注意指導は、立派なリーダーなのだということを社員たちに示すよい機会でもあるのです。裁判の勝ち負けという話だけではなく、社長がしっかり注意指導をやることで、会社全体がうまく回るようになっていくのです。

注意指導する際の心構え

注意する側のメンタルは大変

　会社を興して頑張って事業をやっている社長さんは、「自分の会社が提供する商品やサービスで世の中に貢献していきたい」というモチベーションでやっていることが多いです。問題のある社員を注意するというのは、どちらかというと後ろ向きな仕事のように感じて億劫だと思います。言って治ってもらえるならいいのですが、ちょっと言ってもなかなか治らないとなると、精神的な負担も大きいでしょう。最近ではパワハラと言われるリスクも気になるところです。

　しかし、逃げてはいけません。経営者が問題社員から逃げていると思われたら、誰の会社かわからなくなってしまいます。注意指導は会社を守るためにどうしても必要な仕事です。

「俳優になったつもり」で注意する

　注意指導が苦手な社長さんにおすすめしているのは、俳優になったつもりで注意するという心構えです。自分の素の感情で怒りをぶつけるのではなく、「注意する役を演じる」という意識で臨むと、感情的にならずに済みますし、言うべきことを冷静に伝えやすくなります。

管理職に任せた場合は、しっかり労う

　社長自身ではなく管理職に注意指導を任せる場合もあります。その場合は、しっかり頑張ってくれた管理職をきちんと労い、大事に処遇することが重要です。問題のある社員に上手に注意指導できて職場の秩序を守れる方は、管理職としては優秀な部類です。そういった方が実際にいたら、しっかり報いてあげて会社を守る手伝いをしてもらうようにしましょう。

具体的な進め方と指示の出し方

会議室に呼んで改まった雰囲気の中で話す

　普通の社員であれば、本人のそばで「これやっといてね」「これやっちゃダメだよ」と言えば通じます。ところが問題のある社員に同じやり方で伝えても通じないことが多いのです。立ち話みたいな感じで伝えただけでは足りません。

　その場合は、会議室などにしっかり呼んで、改まった雰囲気の中で話すことが大事です。できるだけ早い段階で、問題がエスカレートする前にやることが大切です。早い段階であれば大体会議室に来てくれますが、問題がエスカレートするとひどい場合には「なんで会議室に行かなきゃならないんですか」と言って、話すことすらしてくれなくなることがあります。

具体的事実を伝える

　注意指導で最も重要なのは、何月何日の何時頃、どこで、誰が、誰に対して、どのように、何をしたのかを具体的に伝えることです。「あなたは常日頃から勤務態度が悪い」「協調性がない」といった抽象的・評価的な言葉では、問題となる具体的行動を伝えていないので、何を改めればいいのか分からず教育効果がほとんどなくなってしまいます。仕事と関係のある具体的な事実を的確に伝えている限り、パワハラだということになることはほとんどありません。むしろ抽象的な評価の言葉をぶつけるだけの方がパワハラに近づいていきます。

指示は「具体的に」出す

　問題社員に言うことを聞いてもらうためには、指示の伝え方も重要です。あまり問題のない社員に伝えるような軽い言い方では通じません。何を、どのように、いつまでにやってほしいのかを具体的に伝える必要があります。具体的に伝えれば、従ったか従わなかったかも明確になりますので、次の対応も組み立てやすくなります。

　労働契約は給料を払って指揮命令のもとに働いてもらうという契約ですから、雇い主の側が指示を出してそれに従ってもらうことは労働契約の核心をなす重要部分です。経営者が逃げていると思われたら誰の会社かわからなくなります。まず最初に逃げずに、面と向かって事実ベースで話すことが大切です。

書面での注意指導

口頭での注意指導が先

　書面での注意指導は案外効果があります。普段口頭で注意されているときは割と軽く考えている問題社員であっても、書面で注意されると「これは大事だ」と感じるのが普通です。懲戒処分まで至らなくても、書面には独自のインパクトがあります。

　ただし、書面での注意指導は効果が高い反面、いきなりやったら失敗するケースもあります。何でもかんでも強い手段を取ればいいというものではありません。まず口頭で会議室での面談を何度もしっかり行い、どこがどう悪くてどう直せばいいのかを話すことが前提です。口頭での注意指導で改善する人がほとんどですし、口頭での対話が上手な方が対応すれば、本当にどうにもならないケースは一部だけだったりします。

書面に記載すべきポイント

　書面での注意指導で最も大事なのは、具体的事実を記載し、その後に評価を書くという順序です。「あなたは常日頃から勤務態度が悪い」ではなく、何月何日にどのような問題行動があったのかを具体的に記載した上で、「この行動は就業規則の○○に反しており、改善を求めます」という構成にします。事実を書いてから評価を書くことで、教育効果が高まりますし、後の紛争で証拠としての価値も高くなります。

「受け取っていない」と言われないために

　書面を手渡したり郵送したりする際に、「受け取っていない」と言われることが懸念される場合があります。基本的にはそこまで心配する必要はないのですが、念のため、実際に手渡すものとは別に、PDFをメールで送るという合わせ技を使うのも一つの方法です。普段使っているメールアドレスであれば、見ていないという主張はなかなかできません。書面での注意指導は口頭での注意指導と組み合わせることで、非常に強力な教育ツールになります。

練習によるレベルアップ

本を読んだだけでは上達しない

　注意指導しなければならないのは分かっている、本を読んでコツもわかった。にもかかわらず、実際にやってみるとうまくいかない。そういった経営者の方は多くいらっしゃいます。

　その原因は単純で、練習していないからです。ゴルフをマスターするには実際に練習場に行ってスイングしなければなりません。野球でも素振りをしたりボールを投げたりして、実際にやることでだんだん上手になっていきます。ピアノだって先生に習わないまでも自分で弾いてみることで上達します。注意指導もまったく同じで、本を読んだりYouTubeで学んだだけでは上達しません。練習をしながら情報を仕入れることが大切です。

弁護士を相手役にしたトレーニング

　自分一人で練習しても効果はあります。ゴルフだって先生に習わなくても自分でスイングしてみるだけで上達するのと同じです。ただし、しっかり結果を出したい大事な案件であれば、問題社員対応を毎日やっている弁護士を相手役にして、実際に練習してから本番に臨むのがおすすめです。弁護士が問題社員の役を演じて「じゃあちょっと指示出してみてください。私ちょっと言い返したり色々言い訳みたいなのを言ってみますから」という形で練習すると、本番では随分気が楽になりますし、うまくいく確率も高くなります。

　一言でまとめれば、注意指導のレベルアップの方法は練習することです。スポーツや楽器の練習と同じです。

当事務所のサポート体制と監修者

　弁護士法人四谷麹町法律事務所は、会社側（使用者側）専門の法律事務所として、問題社員への注意指導のサポートを日常的に行っています。注意指導の具体的な日本語の使い方、書面の文案作成、ロールプレイによる練習まで、問題社員対応に慣れた弁護士がZoomやTeamsで短時間の打ち合わせを繰り返しながら伴走します。

　注意指導をしっかり行うことで、問題社員の行動が改善するケースは少なくありません。仮に改善しなかった場合でも、注意指導の積み上げがあれば、その後の懲戒処分や退職勧奨、解雇の判断が格段にやりやすくなります。しっかり注意指導をやって、社員みんなが気持ちよく才能を発揮できる職場にしていきましょう。

監修者
弁護士法人四谷麹町法律事務所 代表弁護士 藤田 進太郎

東京大学法学部卒業。2003年弁護士登録。日本弁護士連合会会員労働法制委員会委員・事務局次長・最高裁行政局との労働審判制度に関する協議会協議員、第一東京弁護士会労働法制委員会委員・研修部会副部会長、経営法曹会議会員・第112回経団連労働法フォーラム報告担当者、労働審判員連絡協議会特別会員、日本労働法学会会員、東京麹町ロータリークラブ会員・2023-24年度幹事。
講演・著作 / 「会社経営者のための問題社員対応講座」(YouTube)

 

日本全国各地の会社経営者の皆様へ

弁護士法人四谷麹町法律事務所代表弁護士の藤田進太郎です。私は、労働問題のストレスから会社経営者の皆様を解放したいという強い思いを持っており、日本全国各地の会社経営者のために、問題社員、労働審判、残業代トラブルなどの労働問題の予防解決に当たっています。問題社員、労働審判、残業代トラブルでお悩みでしたら、弁護士法人四谷麹町法律事務所にご相談ください。事務所会議室での経営労働相談のほか、ZoomやTeamsでのオンライン経営労働相談を実施しています。

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