本ページの基となる解説動画
本ページの解説内容は、以下の藤田進太郎弁護士による解説動画を素材として、当事務所が文章化しているものです。本ページの記載と動画の内容に齟齬がある場合や、より詳しい解説をご覧になりたい場合は、動画を直接ご視聴ください。
①横領・不正受給した社員が自主退職を申し出てきた場合の対応
②横領・手当の不正受給を行った社員を自主退職を申し出てきた場合の対処法
横領・不正受給が発覚した場合の選択肢は、懲戒解雇・自主退職受入れ・退職勧奨の三つです。事案の重大性、解雇有効性の見込み、訴訟リスク、お金の回収可能性を総合判断する必要があります。退職勧奨の面談は録音されている前提で発言し、「このままだと懲戒解雇」と勘違いを誘発する説明をすると、後日錯誤・脅迫による退職届の取消が認められ、一千万円規模の支払いを命じられる事案もあります。「裁判で勝つ」よりも「裁判にならないよう設計する」ことが、経営者として上位の対応です。
不正発覚時の三つの選択肢
社員による横領・着服・手当の不正受給が発覚した場合、会社が取り得る対応は大きく以下の三つに整理できます。どの対応を選択するかによって、その後の手順・リスク・コストが大きく異なるため、最初の判断が極めて重要となります。
選択肢①──懲戒解雇
会社の懲戒規定に基づき懲戒解雇を実行する選択肢です。組織への示しの観点では最も明確な対応となり、不正行為が他の社員にも認識されているような事案では、これを選択せざるを得ない場面があります。他方、後日の労働審判・訴訟で解雇有効性が争われる可能性が高く、有効性が否定された場合の経済的負担は大きくなります。
選択肢②──自主退職の受入れ
本人から退職届けが提出された場合に、これを受け入れて雇用関係を終了させる選択肢です。紛争リスクが最も低く、経営者として最もスマートな解決となるケースが多くあります。「やめてもらいさえすればお金は返してもらえる」事案や、組織への示しは退職という結果で十分ついたと評価できる事案では、有力な選択肢となります。
選択肢③──退職勧奨
本人が自ら退職を申し出ない場合に、会社から退職勧奨を行い合意退職を目指す選択肢です。解雇の有効性に不安があるが会社に置いておくことができない事案で、最もよく採用される対応です。ただし、進め方を誤ると後述の錯誤・脅迫による退職届取消のリスクを抱えることになります。
判断軸の整理
どの選択肢を取るべきかは、以下の三つの判断軸で整理できます。
第一に、事案の重大性です。多額の横領、組織的な不正、繰り返しの不正行為等、重大性が高い事案ほど懲戒解雇の選択が合理的となります。少額の不正、初犯、本人の真摯な反省がある事案では、自主退職受入れや退職勧奨が選択肢となります。第二に、解雇有効性の見込みです。事実関係が客観証拠で明確に立証でき、行為の悪質性が高ければ懲戒解雇は有効と判断されやすくなります。立証に不安がある事案では、紛争リスクの低い選択肢を取るべきです。第三に、紛争コストの覚悟です。懲戒解雇を選択する場合、訴訟提起された場合に2〜3年戦う覚悟と弁護士費用・社内リソースを投入する覚悟が必要です。
懲戒解雇のメリットとリスク
懲戒解雇は、不正行為を行った社員に対する最も重い処分であり、組織への示しという観点では明確な効果があります。もっとも、選択にあたってはメリットとリスクを冷静に比較する必要があります。
メリット
第一に、組織秩序の維持・モラルハザード防止です。「不正行為には会社として厳しく対処する」というメッセージを明確に発信することで、他の社員に対する規律維持効果があります。第二に、退職金の不支給・減額の根拠となります。退職金規程上、懲戒解雇事由がある場合に不支給・減額が可能とする定めを置いている会社では、懲戒解雇とすることで退職金支給を抑制できる可能性があります（ただし詳細は「懲戒解雇と退職金」参照）。
リスク
第一に、訴訟リスクです。懲戒解雇は労働者にとって受け入れ難い処分であるため、相当の確率で労働審判・訴訟が提起されます。会社として全面勝訴できる事案であっても、解決まで1〜2年の時間と相応の弁護士費用・社内リソースを要します。
第二に、解雇無効と判断された場合の経済的負担です。事実関係の立証に齟齬があったり、相当性判断で会社側に不利な評価がなされたりすると、解雇無効＋バックペイ支払いという結果になります。月給30万円の社員について2年争った場合、それだけで700万円超のバックペイが発生し得ます。
第三に、経営者の精神的負担です。「裁判で負けるかもしれない」という不安を抱えながら通常業務を継続することは、経営者にとって相応の負担となります。
懲戒解雇を選択すべき典型場面
以上のメリット・リスクを比較した結果、懲戒解雇を積極的に選択すべき典型場面は、①事実関係が客観証拠で明確に立証可能、②不正行為の悪質性・損害規模が大きく、組織への示しの必要性が高い、③訴訟になっても2〜3年戦う覚悟ができている事案です。これらが揃わない場合は、自主退職受入れや退職勧奨を含めた他の選択肢を検討することが合理的です。
自主退職を受け入れる場合の手順
不正行為の発覚後、本人から自主退職届が提出されるケースは少なくありません。「やめてもらえれば手打ち」と判断できる事案では、これを受け入れる選択が経営者として最もスマートな解決となります。もっとも、手続を雑に進めると、後日「あの退職届はなかったことに」と言われ、紛争に発展するリスクがあります。
退職届の撤回防止
民法上、退職の意思表示は、会社の承諾がなされるまでは原則として撤回が可能です。本人から退職届を受け取っただけで放置していると、本人が翻意した場合に「あの退職届は撤回します」と言われ、退職を主張できなくなる事態を招きます。
このような撤回を防止するためには、会社として退職届を承諾した事実を本人に明示する必要があります。具体的には、決裁権限のある者（社長または所定の役員）が退職を承認した上で、本人に対し「退職を承諾した旨」を口頭で伝え、さらに書面・メール等で記録に残る形で通知します。
承諾通知の具体例
承諾通知の方法としては、以下のような形が実務的です。
「退職手続のご案内」という書面を交付し、その中に「〇年〇月〇日付の貴方の退職届は、当社にて承認されました。退職日は〇年〇月〇日となります」と明記する方法。退職に伴う返却物・引継ぎ事項・最終給与の処理等もあわせて記載すれば、全体として退職を確定させる文書として機能します。
簡易な方法としては、メールでの承諾通知もあります。「退職届につきまして、当社として承認いたしました。退職日は〇月〇日となります」という主旨を、社長または権限ある者から本人宛に送信し、メールの送信履歴を保存します。
退職合意書の活用
より安全な方法として、退職合意書を取り交わすことが考えられます。退職日、退職事由、不正取得金の返還条件、清算条項、秘密保持等を盛り込むことで、退職事項全般を明確化できます。詳細は第7章で解説します。
退職勧奨を行う場合の進め方
本人が自ら退職を申し出ない場合、会社から退職勧奨を行うことになります。不正行為が発覚しているため、通常の退職勧奨と比べて本人が応じやすい局面ではありますが、進め方を誤ると後述の錯誤・脅迫リスクを抱えるため、慎重な対応が必要です。
退職勧奨で説明すべき事項
退職勧奨の面談で説明すべき事項は、通常の退職勧奨と基本構造は同じです。
第一に、辞めなければならない理由──不正行為の具体的内容、その重大性、会社として継続雇用が困難である理由を、事実に基づき具体的に説明します。「横領をしたから当然辞めるべき」と評価的に伝えるのではなく、「〇年〇月〇日から〇月〇日にかけて、合計〇円の不正取得を行った事実を確認した」「他の社員にも認知されており、職場秩序の維持上、雇用継続は困難である」といった事実ベースの説明を行います。
第二に、退職条件──退職日、不正取得金の返還条件、退職金等の支給有無、出社の要否等を提示します。事案によっては、退職勧奨に応じてもらうための条件として、出社させずに退職日まで給与を支給する取扱い等も検討します。
出社させない処理の活用
不正行為が発覚した社員に出社を継続させることは、会社にとっても他の社員にとってもストレスが大きい状況です。退職日までは出社させず、給与のみ支給する取扱いは、双方にとって受け入れやすい解決となることが多くあります。退職勧奨の条件として、この取扱いを提示することで、合意成立の可能性を高めることができます。
録音前提の発言と錯誤・脅迫リスクの回避
退職勧奨の場面で最も注意が必要なのが、面談の発言内容です。近年、退職勧奨の面談はほぼ確実に労働者側でスマートフォン等により録音されています。録音されている前提で発言を組み立てることが不可欠であり、ここでの発言が後日の紛争を決定的に左右します。
スマートフォン録音の常態化
以前は専用の録音機を用意する必要があったため、面談を録音すること自体が比較的限定的でした。しかし現在は、スマートフォンに録音アプリを入れておくだけで、ポケットの中に入れたまま高音質の録音が可能です。職場へのスマートフォン持ち込みを禁止していない多くの会社では、面談相手がスマートフォンを所持していること自体は不審ではありません。
退職勧奨の面談は、「ほぼ確実に録音されている」という前提で発言を組み立てる必要があります。後日、その録音が労働審判・訴訟で証拠として提出されることを想定しておくべきです。
最大の罠──「このままだと懲戒解雇」発言
退職勧奨の面談でしばしば見られる典型的失敗パターンが、「このままだと懲戒解雇になる、退職届を出せば穏便に済ませる」と説明して退職届を取得する進め方です。
経営者の感覚としては「退職に応じれば穏便に済ませてあげる」という温情的提案のつもりですが、この発言は後日の重大なリスクの引き金となります。なぜなら、後日労働審判・訴訟が提起された場合、裁判所は事案を精査します。その結果、「実際にはこの事案では懲戒解雇は有効にできなかった」と判断されると、本人が「懲戒解雇になると勘違いさせられて退職届を出した」と主張し、錯誤または脅迫を理由に退職の意思表示が取り消される結果となり得ます。
取消が認められた場合の経済的破滅
退職の意思表示が取り消された場合、在職中扱いが継続します。会社としては、退職日とされた日から判決確定までの間、毎月の給与を支払い続ける義務が発生します。月給30万円の社員について2年争った場合、過去のバックペイだけで700万円超、判決後にも再度退職処理のための上乗せ条件提示が必要となるため、合計で1,000万円から2,000万円規模の経済的負担を会社が負う事態に発展することがあります。
不正行為を行った社員に対して、社長の対応の不味さを理由として一千万円を超える支払いをする──これほど経営者にとって悔やまれる結果はありません。錯誤・脅迫リスクの回避は、退職勧奨を行う際の最優先事項として認識する必要があります。
安全な発言の基本
錯誤・脅迫リスクを回避するためには、事実と異なる説明をしないことが鉄則です。「このままだと懲戒解雇」という発言は、当該事案で実際に懲戒解雇が確実に有効と認められる場合にのみ用いるべき表現であり、不安がある事案では使用すべきではありません。
代わりに、「不正行為があった事実を踏まえると、当社として継続雇用は難しい状況にある。退職についてご検討いただきたい」という、評価ではなく事実ベースで、将来の処分を断定しない表現を用いることで、錯誤・脅迫リスクを大幅に低減できます。
不正取得金の返還合意
不正行為への対応における重要な目的の一つが、不正に取得した金銭の回収です。退職処理と並行して、返還合意を取り付けることが必要となります。
返還金額の確定
返還合意を取り付ける前提として、不正取得された金額を確定する必要があります。横領であれば帳簿との突合・調査結果から金額を算定します。手当の不正受給であれば、不正受給期間と支給額を整理します。本人にも不正取得金額を確認させ、可能な限り本人の認めた金額として書面化することが、後日の紛争防止に有効です。
返還条件の設計
返還条件としては、一括返還が原則ですが、本人の支払能力との関係で困難な場合には、分割返還を認める設計もあり得ます。分割返還の場合、合意書に毎月の返還額・返還期間・期限の利益喪失条項（一回でも遅滞があれば一括請求できる旨）等を明記します。
退職金との相殺の可否
退職金が支給される事案では、退職金から不正取得金を相殺できるかが論点となります。労働基準法24条の全額払いの原則との関係で、本人の同意なしの一方的相殺は原則として認められません。本人の同意（合意書への明記等）を取得した上での相殺であれば、実務上認められる可能性が高くなります。
退職合意書と退職承諾通知の整備
退職処理を確実なものとするためには、書面による整備が不可欠です。事案の重大性・複雑性に応じて、退職合意書または退職承諾通知の形で書面化を行います。
退職合意書に盛り込むべき事項
退職合意書には、以下の事項を盛り込みます。
①退職日（具体的年月日）、②退職事由（自己都合等）、③不正取得金の返還条件（金額、返還方法、期限）、④退職金等の処理（支給の有無、相殺の合意等）、⑤退職日までの出社義務・給与の取扱い、⑥秘密保持・誹謗中傷禁止、⑦清算条項（本合意以外に債権債務がない旨の確認）。
特に清算条項は、不正行為を理由とする損害賠償請求や、退職に関連する追加請求を将来にわたって遮断する効果があり、必ず盛り込むべき条項です。
退職合意書か退職承諾通知か
本人が自主的に退職届を提出してきた事案で、上乗せ条件等の調整が不要な場合には、退職承諾通知のみでも足ります。他方、退職勧奨の結果として合意退職に至った事案、不正取得金の返還条件等を取り決める必要がある事案では、退職合意書を取り交わすことが安全です。
当事務所のサポート体制
弁護士法人四谷麹町法律事務所は、会社側（使用者側）の労働問題に特化した法律事務所です。横領・不正受給社員への対応については、初動の事実調査から、退職処理の選択判断、面談の準備、退職合意書の起案、訴訟対応まで、一貫してサポートいたします。
第一に、事実調査と選択肢の判断支援です。事案の重大性・解雇有効性・回収可能性を法的に評価し、懲戒解雇・自主退職受入れ・退職勧奨のいずれを選択すべきかを助言します。第二に、面談の事前準備です。発言スクリプトの整理、想定問答の準備、必要に応じて弁護士が問題社員役となる練習面談の実施まで対応します。第三に、退職合意書・退職承諾通知の起案です。事案に応じた条項設計と、後日の紛争に耐え得る文案の作成を行います。第四に、訴訟対応です。仮に労働審判・訴訟が提起された場合、同じチームが一貫して対応いたします。
関連ページ 問題社員の解雇全般については柱ページ「問題社員の解雇」、懲戒解雇後の退職金処理については「懲戒解雇と退職金の不支給・減額」、社員のミスによる損害賠償請求については「能力不足社員への損害賠償請求」もあわせてご参照ください。
よくあるご質問
Q.横領した社員から自主退職届けが出された場合、受け入れてよいですか。
A.受け入れることが多くの場合、最も合理的な選択です。事案の重大性、組織への示しの必要性、訴訟リスクを総合判断し、自主退職受入れで手打ちとすることが妥当と判断される事案では、退職届を受け入れることをお勧めします。受け入れる場合は、必ず会社として退職を承諾した旨を本人に明示する手続を踏み、退職届の撤回を防止する必要があります。
Q.懲戒解雇と自主退職受入れはどう使い分けるべきですか。
A.懲戒解雇を積極的に選択すべきは、①事実関係が客観証拠で明確に立証可能、②不正行為の悪質性・損害規模が大きい、③訴訟になっても2〜3年戦う覚悟ができている事案です。それ以外の事案では、自主退職受入れまたは退職勧奨が合理的な選択となります。「やめてもらえれば手打ち」と判断できる事案では、自主退職受入れが最もスマートです。
Q.自主退職届を後から撤回されることはありますか。
A.あります。民法上、退職の意思表示は会社の承諾がなされるまでは原則として撤回が可能です。退職届を受け取っただけで放置していると、本人の翻意により撤回されるリスクがあります。会社として退職を承諾した旨を、書面・メール等で記録に残る形で本人に通知することで、撤回を防止できます。
Q.「このままだと懲戒解雇になる」と説明して退職届を出させた場合、問題はありますか。
A.大きなリスクがあります。後日労働審判・訴訟で「実際にはこの事案では懲戒解雇は有効にならなかった」と判断されると、本人が錯誤または脅迫を理由に退職の意思表示の取消を主張する根拠を与えることになります。取消が認められると在職中扱いが継続し、バックペイ等で1,000万円規模の支払い義務が発生する事案もあります。当該事案で確実に懲戒解雇有効と認められる場合以外は、この発言は避けるべきです。
Q.退職勧奨の面談は録音されると考えるべきですか。
A.はい、ほぼ確実に録音されている前提で発言を組み立てるべきです。スマートフォンの録音アプリにより、面談相手が録音すること自体は容易かつ気付かれにくくなっています。後日の労働審判・訴訟で録音が証拠として提出されることを想定し、不正確な発言・誤解を招く発言・威圧的な発言を行わないよう、慎重な発言設計が必要です。
Q.横領金の返還合意はどのように取り付けるべきですか。
A.金額を確定した上で、退職合意書または別途の返還合意書を取り交わします。一括返還が原則ですが、支払能力との関係で分割返還を認める場合は、毎月の返還額・返還期間・期限の利益喪失条項を明記します。本人にも返還金額を確認させ、可能な限り本人の認めた金額として書面化することで、後日の紛争を防止できます。
Q.退職日まで出社させずに給料だけ払う処理は可能ですか。
A.可能です。「退職日までは出社に及ばず、給与は所定どおり支給する」という取扱いは、不正行為事案では実務的によく採用される処理です。本人にとっても出社継続は気まずく、会社にとっても職場の規律維持上望ましくないため、双方にとって受け入れやすい解決となります。退職勧奨の条件として提示することで、合意成立の可能性を高めることができます。
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監修者
弁護士法人四谷麹町法律事務所 代表弁護士 藤田 進太郎
東京大学法学部卒業。2003年弁護士登録。日本弁護士連合会会員労働法制委員会委員・事務局次長・最高裁行政局との労働審判制度に関する協議会協議員、第一東京弁護士会労働法制委員会委員・研修部会副部会長、経営法曹会議会員・第112回経団連労働法フォーラム報告担当者、労働審判員連絡協議会特別会員、日本労働法学会会員、東京麹町ロータリークラブ会員・2023-24年度幹事。
講演・著作 ／ 「会社経営者のための問題社員対応講座」（YouTube）
日本全国各地の会社経営者の皆様へ
弁護士法人四谷麹町法律事務所代表弁護士の藤田進太郎です。私は、労働問題のストレスから会社経営者の皆様を解放したいという強い思いを持っており、日本全国各地の会社経営者のために、問題社員、労働審判、残業代トラブルなどの労働問題の予防解決に当たっています。問題社員、労働審判、残業代トラブルでお悩みでしたら、弁護士法人四谷麹町法律事務所にご相談ください。事務所会議室での経営労働相談のほか、ZoomやTeamsでのオンライン経営労働相談を実施しています。
不正発覚直後の選択判断が、
会社の損失を左右します。
事実調査、選択肢の判断、面談の事前準備、退職合意書の起案、訴訟対応まで、会社側専門の弁護士が一貫してサポートいたします。「裁判で勝つ」より「裁判にならない」設計を目指す、ご相談を歓迎します。
最終更新日 2026/04/19