Q2 遅刻や無断欠勤が多い。

1 原因の調査
 遅刻や無断欠勤が多い社員は,まず,どうして遅刻や無断欠勤が多いのかを調査する必要があります。なぜなら,単に社員がだらしなくて遅刻や無断欠勤が多いとは限らず,体調不良のため遅刻や無断欠勤が多くなっているかもしれないからです。
 遅刻や無断欠勤が多い原因が社員の体調不良の場合は,残業を禁止したり,医師の受診を促したり,休職命令を検討したり,傷病手当金の申請を促したり,普通解雇を検討したりする等,体調不良の社員に対する通常の対応を行います。
 他方,社員の体調に問題はないのに,単にだらしないため遅刻や無断欠勤が多いような場合は,注意指導等の問題社員に対する通常の対応を行っていくことになります。

2 口頭での注意指導
 だらしないため遅刻や無断欠勤が多い社員については,注意指導して,遅刻せずに出勤することや欠勤する場合は速やかに会社に連絡することが重要であることを理解させることが重要です。まずは口頭で十分に注意指導して問題点を改めさせる努力をして下さい。
 従来,ルーズな勤怠管理をしていた職場の場合,従来であれば容認されていた程度の遅刻や無断欠勤をした社員に対し注意指導しても,なかなか受け入れられないことは珍しくありませんし,パワハラだなどと言い出す社員が出てくるかもしれません。遅刻や無断欠勤をしないのは当然のことなのですが,ルーズな勤怠管理をしていた会社にも落ち度がありますので,ある程度はやむを得ません。今後は遅刻や無断欠勤を許さない旨,明確に伝えた上で,粘り強く注意指導して下さい。
 電子メールを送信して改善を促しつつ注意指導した証拠を確保することも考えられますが,メールでの注意指導は,口頭での注意指導を十分に行うことが前提です。面と向かっては何も言わずにメールだけで注意指導した場合,コミュニケーションが不足して誤解が生じやすいため注意指導の効果が上がらず,かえってパワハラであるなどと反発を受け,問題がこじれることも珍しくありません
 口頭で十分に注意指導せずに書面で注意指導することもお勧めできません。社員の言い分を聴きながら口頭で教え諭して正しい方向に導いていく努力なしに,遅刻や無断欠勤の多い社員の態度を改めさせることは困難です。口頭での注意指導が不十分なまま,書面での注意や懲戒処分を行った場合,単に「証拠作り」をしているだけのように見えてしまうことがあります。
 遅刻や無断欠勤が多い問題社員の対応の最大のポイントは,遅刻や無断欠勤をなくすためには何が一番効果的かを本気で考え,実践することです。労働審判手続等における立証を念頭に証拠を準備しておくことは重要ですが,「証拠作り」を優先させてはいけません。いくら注意しても遅刻や無断欠勤が直らないと,指導する側も嫌気がさすかもしれませんが,それでもなお,遅刻や無断欠勤をなくすためには何が一番効果的かを本気で考え,実践していかなければなりません。

3 書面での注意指導
 口頭でいくら注意指導しても遅刻や無断欠勤が改まらず,業務に支障を来している場合は,「注意書」「厳重注意書」等の書面に具体的事実(5W1Hを意識して書いて下さい。)を記載して交付し,注意指導しましょう。具体的事実を記載した「注意書」「厳重注意書」等の書面で注意指導することにより,本人の改善をより強く促すとともに,注意指導したことの証拠を確保することができます。
 労働審判や訴訟,団体交渉では,遅刻や無断欠勤を繰り返していた社員であっても,遅刻や欠勤は会社に認めてもらっていたし上司から十分な注意指導を受けたこともない,懲戒処分や解雇は無効だ,といった主張がなされるのが通常です。5W1Hを意識した具体的事実を記載した「注意書」「厳重注意書」といった書面を交付して注意指導することにより,当該社員がいつどの程度の遅刻や欠勤をしたのかや,上司が注意指導をした事実を立証することができるようになります。
 「注意書」「厳重注意書」といった書面を受け取ったことがないと言われないようにするため,受領書にサインを取った方がいいのかとか,書留郵便で郵送した方がいいのかといった質問を受けることがよくあります。確かに,万全を期すのであれば,そういった配慮が必要なこともあるでしょう。しかし,実際の事案では,「注意書」「厳重注意書」といった書面を交付したにもかかわらず,受け取っていないと言われることはほとんどありません。確かにそのような書面を受け取ったが,内容が事実に反するといった主張がなされることがほとんどです。せいぜい,受け取ったが中身を読んでいないといったことが問題となる程度でしょうか。したがって,ほとんどの事案では,押印済みの「注意書」「厳重注意書」といった書面の写しを取り,PDFに取った上で,本人に「注意書」等を交付し,何月何日何時頃どこで誰が当該社員に注意書等を交付したのか,その際,どのような言葉のやり取りがなされたのかを記録し,上司や顧問弁護士にメールで報告しておけば十分です。極端な虚言癖のある社員についてのみ,それと合わせてPDFを本人宛メールしたり,書留郵便やレターパックで書面を郵送したりすることを検討すれば足りると思います。

4 実態どおりの評価
 勤務成績の評価は,遅刻や無断欠勤を正確に反映したものにして下さい。実態よりも高い評価をしているような会社は,勤務成績の評価の信頼性が低く,トラブルが拡大しやすい傾向にあります。
 勤務成績の評価を下げて昇給を停止したり,賞与を他の社員よりも大幅に低額にしたり,懲戒処分を行ったりして紛争になった場合,どうして勤務成績の評価を下げたのか,懲戒処分を行わなければならないのかを説明できるようにしておく必要があります。しかし,実態よりも高い評価がなされ,昇給幅も賞与額も他の社員とあまり変わらなかった社員のあまりの遅刻や無断欠勤に堪忍袋の緒が切れて勤務成績の評価を大幅に下げたような場合は,評価を大幅に下げた合理的理由を説明することの難易度が高くなります。その結果,評価を大幅に下げたことがハラスメントと受け取られて紛争となったり,配置転換・降格,懲戒処分,解雇等が無効と判断されたりするリスクが高くなります。
 実態よりも高い評価をした方が部下に好かれやすく,問題を先送りにできることもあり,管理職の中には,下手に厳しい評価をして部下に不満を持たれては損だ,実態よりも高い評価をしてあげる上司が良い上司だ,などと勘違いしている者も少なからず存在します。部下の良いところも悪いところもありのままによく見てあげて評価することの重要性を社内で共有しておくべきでしょう。

5 配置転換・降格
 遅刻や無断欠勤があったのでは支障が大きな業務に従事している場合は,担当業務を変更することを検討する必要があるかもしれません。
 管理職としての適格性に欠くような場合は,人事権を行使して,管理職から外す等の対応をするとよいでしょう。懲戒処分としての降格処分にこだわる必要性が高い事例は多くないように思います。

6 懲戒処分
 「厳重注意書」等の書面で注意指導しても遅刻や無断欠勤が改まらず,業務に支障が生じている場合は,懲戒処分を検討せざるを得ません。遅刻や無断欠勤が多い社員の対応としては,まずは,譴責,減給といった軽い懲戒処分を行い,それでも改善しない場合に出勤停止等のより重い処分をしていくことになります。
 懲戒処分の種類を決定するに当たっては,人事院事務総長発「懲戒処分の指針について」が参考になります。遅刻や欠勤に関し,標準的な懲戒処分の種類として以下のように規定しています。
  (1) 欠勤
   ア 正当な理由なく10日以内の間勤務を欠いた職員は、減給又は戒告とする。
   イ 正当な理由なく11日以上20日以内の間勤務を欠いた職員は、停職又は減給とする。
   ウ 正当な理由なく21日以上の間勤務を欠いた職員は、免職又は停職とする。
  (2) 遅刻・早退
    勤務時間の始め又は終わりに繰り返し勤務を欠いた職員は、戒告とする。
 有効に懲戒処分を行う前提として,懲戒の種類と事由を就業規則に明記し,周知(社員が見ようと思えば見られる状態にしておくこと。)させておいて下さい。就業規則が周知されていないと,業務に重大な支障が生じていても懲戒処分は無効となります。小規模な会社では,懲戒処分の相当性以前の問題として,就業規則が周知されていないというだけの理由で懲戒処分が無効と判断されることも珍しくありません。
 「懲戒処分なんてしたら,職場の雰囲気が悪くなる。」などと言って,懲戒処分を行わずにいきなり辞めてもらおうとする会社経営者は珍しくありません。しかし,懲戒処分歴のない社員を,遅刻や無断欠勤を理由に解雇することは,よほど欠勤期間が長いような場合でない限り困難です。遅刻や無断欠勤が多い社員が退職勧奨に応じて退職届を提出してくれれば,懲戒処分を行っていなくても目的は達成できるかもしれませんが,懲戒処分を行っておらず,解雇しても無効と判断されるリスクが高い事案において,社員から退職勧奨には応じないと回答されてしまったら打つ手はなく,それこそ職場の雰囲気が悪くなってしまいます。解決金を支払って辞めてもらおうにも,社員は解雇されても無効であることが分かっていて怖くないわけですから,解決金の相場は高くなることでしょう。勢い,強引な退職勧奨を行って,不法行為が成立するようなことにもなりかねません。他方,解雇が有効となる可能性がそれなりに高い場合であれば,社員の側としても無理に争って解雇が有効と判断されては困りますから,ほどほどの金額の解決金で合意退職に応じることが合理的な選択となります。したがって,退職勧奨で辞めてもらう場合であっても,懲戒処分を繰り返し行ったにもかかわらず遅刻や無断欠勤が改まらなかったのでやむなく退職勧奨をして辞めてもらったという流れになるよう準備していく必要があります(懲戒処分の結果,遅刻や無断欠勤が改善された場合は,当面は勤務を継続させて様子を見ることになります。)。職場の雰囲気が悪くなることを恐れて,懲戒処分をせずにいきなり辞めてもらおうとすることは,欠勤日数が多くて解雇が有効となる見込みが高い場合や,本人も退職したがっているような場合を除き,適切ではないと考えます。

7 退職勧奨
 懲戒処分を繰り返しても遅刻や無断欠勤が改まらない社員については,退職勧奨を行って辞めてもらうことを検討すべきでしょう。
 退職に当たり一定額の金銭の支払等を要求された場合は,それが過度の要求でないのかを検討し,折り合いをつけるよう交渉するのが原則です。双方折り合いがついた場合は,退職合意書を交わすなどして権利義務関係を明確にし,退職してもらいましょう。折り合いがつかない場合は,解雇するのか,懲戒処分を行うのかなどについて,検討していくことになります。

8 普通解雇・諭旨解雇・諭旨退職・懲戒解雇
 懲戒処分を繰り返しても遅刻や無断欠勤が改まらず,退職勧奨にも応じない場合は,普通解雇・諭旨解雇・諭旨退職・懲戒解雇等の退職の効果を生じる処分を検討せざるを得ません。
 諭旨解雇・諭旨退職・懲戒解雇等の懲戒処分を行う場合に,懲戒の種類と事由が記載された就業規則が周知されていることが前提として必要です。就業規則が周知されていないと「門前払い」となり,懲戒解雇等の懲戒処分は無効となってしまいます。就業規則が周知されておらず懲戒解雇等の懲戒処分ができない場合は,普通解雇で対処することになります。諭旨退職処分をした場合は,退職願が提出されていたとしても,合意退職扱いとはされず,諭旨退職処分の有効性が問題となることにも注意して下さい。
 普通解雇や懲戒解雇等の退職の効果を伴う懲戒処分を行う場合は,職場から排除しなければならないほど遅刻や無断欠勤の程度が甚だしく,業務に重大な支障が生じていることを証拠により立証できるようにしておく必要があります。立証に必要な客観的証拠がそろっているのか,十分に検討してから普通解雇や懲戒解雇等に踏み切って下さい。

弁護士法人四谷麹町法律事務所
代表弁護士 藤田 進太郎
平成29年9月17日改訂
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