残業代請求対策(残業時間の抑制)

基本的発想

 残業代請求対策では,残業時間数の抑制が最も重要ですので,会社は,無駄な残業をさせないようにしましょう。

 部下に残業させて残業代を支払うのか,残業させずに帰すのかを決めるのは会社の責任であり,上司の管理能力が問われる問題です。残業の必要性をよく調べてみたところ,残業の必要性がないことが判明することは珍しくありません。

無駄な残業をしていないかを確認する

 労働時間を管理しないことには,無駄な残業をしているかどうかを判断することができません。

 会社は,タイムカード,ICカード,日報等を基礎として労働時間を管理し,本人から残業が必要な理由を聴くなどして,無駄な残業をしていないかを確認するようにしましょう。

 残業代請求の訴訟では,タイムカードに打刻された出社時刻と退社時刻との間の時間から休憩時間を差し引いた時間が,その日の実労働時間と認定されることがよくあります。タイムカードの打刻時間が,実際の労働時間の始期や終期と食い違っている場合は,それを敢えて容認してタイムカードに基づいて残業代を支払うか,働き始める直前,働き終わった直後にタイムカードを打刻させるようにするかを選択する必要があります。

 残業時間数の水増し申告は,無駄な残業をしていないかの確認が適切になされていない会社においてなされることがほとんどです。タイムカード,日報等の記載からは残業しているように読めるにもかかわらず,残業代を支払うことも,本人から残業が必要な理由を聴くこともせずに放置していたところ,残業代請求を受けて残業代の支払を余儀なくされるといった事案が散見されます。

残業命令が存在しない旨の主張

 明示の残業命令を出していなくても,残業していることを上司が知りながら放置していた場合は,想定外の時間にまで残業していたような例外を除き,黙示の残業命令があったと認定されるのが通常です。どれだけ残業していたのかはよく分からなくても,残業していたこと自体は上司が認識しつつ放置しているケースが散見されます。

 残業していることを知りつつ「早く帰れよ。」と声をかけたくらいでは,黙示の残業命令がなかったと認めてもらえません。

 上司が残業に気付いたら,残業を辞めさせて帰宅させるか,残業代の支払を覚悟の上で仕事を続けさせるか,どちらかを選択する必要があります。

 残業代請求を受けたのに対し,残業命令に基づかない残業であることを理由として残業代の支払を拒むことはあり得ますが,事前の制度設計としては,残業時間数の抑制は無駄な残業をさせないことにより達成すべきものであり,残業命令に基づかない残業であることを理由として残業代の支払義務を免れることができることを期待すべきではありません。

不必要な残業を禁止する

 在社時間と労働時間は異なる概念であり,在社していたからといってそれが直ちに労働時間と評価されるものではありません。しかし,現実には,終業時刻後も社員が社内の仕事をするスペースに残っている場合,事実上,使用者の指揮命令下に置かれているものと推定され,有効な反証ができない限り,残業していると評価される可能性が高くなります。したがって,終業時刻後は,残業する必要がないのに会社に残り続けることを禁止することが望ましいと考えます。

 終業時刻後,仕事をせずに会社に残っている時間については,タイムカードを打刻させてからの在社であれば認めるとか,仕事をしていない時間を除外して自己申告させるといった対応も考えられなくはありませんが,「タイムカード打刻後もサービス残業させられていた」とか,「実際の残業時間よりも短い残業時間の申告を強制された」等と主張されて残業代請求を受けるリスクが生じることになります。

 社員が不必要な残業をしていることに気づいたら,上司は,残業を止めさせて帰宅させるか,残業代の支払を覚悟の上で仕事を続けさせるか,どちらかを選択する必要があります。

自己申告制

 自己申告制を採用した場合,基本的には申告どおりの労働時間が認定されますが,自己申告された労働時間が,実際の労働時間に満たない場合は,実際の労働時間に基づいて残業代が算定されます。

 自己申告制は,適切に運用しないと,隠れ残業時間(残業代不払い)が生じるリスクを負うことになりかねません。パソコンのオンオフのログで在社時間をチェックし,自己申告の労働時間との齟齬が大きい場合には当該社員から事情説明を求める等の工夫をすべきだと考えます。

居眠りやおしゃべり等をしていた場合

 仕事の合間に,居眠りしたり,おしゃべりしたり,食事したり,仕事とは関係のない本を読んだりした場合であっても,まとまった時間,仕事から離脱したような場合でない限り,所定の休憩時間を超えて労働時間から差し引いてもらえないのが通常です。居眠り等が目に余る場合は,その都度,上司が注意指導して仕事をさせるのが本筋です。上司が部下の注意指導を怠っていたのでは,無駄な残業はなくならなりません。

 本人の能力が低いことや,所定労働時間内に真面目に仕事をしていなかったことが残業の原因であった場合であっても,現実に残業している場合は,残業時間として残業代の支払義務が生じます。本人の能力が低いことや,所定労働時間内に真面目に仕事をしていなかったことは,注意指導,教育等で改善させるとともに,人事考課で考慮すべき問題であって,残業時間に対し残業代を支払わなくてもよくなるわけではありません。

残業禁止命令

 残業をしないよう強く注意指導しても指示に従わない場合は,書面で残業禁止命令を出さなければならないこともあります。書面で残業禁止命令を出したにもかかわらず,命令に反して残業した場合は,残業時間として認められないのが原則です。

 残業禁止命令を出したにもかかわらず,残業時間として認められてしまう事案としては,事実上,残業を容認していたような場合や,不当労働行為に当たるような場合くらいです。書面で残業禁止命令を出すくらいのことまでしていれば,無駄な残業は解消することが多いです。

残業の事前許可制

 残業する場合には,上司に申告してその決裁を受けなければならない旨就業規則等に定め,実際に,残業の事前許可なく残業することを許さない運用がなされているのであれば,不必要な残業時間の抑制になります。

 しかし,就業規則に残業の事前許可制を定めて周知させたとしても,実際には事前許可なく残業しているのを上司が知りつつ放置しているような職場の場合は,黙示の残業命令により残業させたと認定され,残業代の支払を余儀なくされることになります。

 残業の事前許可制を採用した場合,事前許可なく残業している従業員を見つけたら,現実に残業を止めさせて帰らせるか,許可申請させて残業を許可するかを判断しなければなりません。

 就業規則を整備しても,実態を伴わなければ,残業代請求対策として不十分であり,不必要な残業時間の抑制にも想定外の残業代請求対策にもなりません。

 残業の事前許可制を採用した場合における典型的な失敗事例は,残業の事前許可なく残業しているのを見かけたものの,事前許可がない残業だから残業代を支払わなくてもいいと思い込んで残業を放置していたところ,残業代請求を受けるケースです。事前許可なく残業していることを上司が知りながら放置しているような場合は,黙示の残業命令があったと認定され,残業時間と評価される可能性が高くなります。

定額残業代

 「残業すれば残業代がもらえて給料が増える仕組みだから,従業員に対し残業するモチベーションを与えることになってしまっている。定額残業代を導入して,残業しても現実に支払われる残業代が増えない仕組みにすれば,残業を抑制することができる。」という考えが存在します。

 確かに,定額残業代の導入により無駄な残業をする従業員が減った職場もあるようですが,残業しても定額残業代以外の残業代が支払われていないような場合には,会社の残業を抑制するモチベーションが希薄となり,かえって残業時間数が増えることは珍しくありません。そういった事案で,残業代請求がなされ,定額残業代が残業代と認められなかった場合は,予想外の残業代の支払を命じられる可能性があります。

 残業させるかさせないかは,会社が決めるべき問題であって,従業員が決めることではないのですから,残業時間数を抑制したければ残業させずに帰せば足りるはずです。定額残業代を導入する目的として,残業時間数の抑制を強調することは適切でありません。

変形労働時間制

 労基法32条の法定労働時間よりも労働時間が多い週・日もあれば,少ない週・日もある場合には,変形労働時間制を採用することによって,時間外労働時間数を抑制することができます。

 他方,恒常的に法定労働時間を超える残業がある場合には,変形労働時間制を採用しても残業時間数を抑制することはできません。

 変形労働時間制を採用する場合には,労使協定の締結・届出等や,各日の所定労働時間の特定が必要となります。所定の手続を怠った場合は,変形労働時間制は無効となり,原則どおり労基法32条の法定労働時間が適用されることになります。

事業場外労働のみなし労働時間制

 営業社員等については,事業場外労働のみなし労働時間制の適用も考えられますが,「労働時間を算定し難いとき」という要件が厳しいため,みなしが認められるかどうかの予測が立てにくいことが多くあります。

 また,事業場外労働のみなし労働時間制が適用される場合であっても,所定労働時間労働したものとみなされるのは,通常は所定労働時間内で仕事が終わる場合のみです。通常は所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合については,当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなされます。営業手当は支払っているものの,所定労働時間労働したものとみなして時間外勤務手当を支払っていなかったところ,当該業務の遂行に通常必要とされる時間は10時間と認定されて,1日あたり2時間分の時間外割増賃金を支払わされるといったリスクもあります。事業場外労働のみなし労働時間制が適用されたとしても,残業時間数の抑制にならないことがほとんどです。

 事業場外労働のみなし労働時間制を採用するのであれば,所定労働時間労働したものとみなすのではなく,当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなして,残業時間に応じた残業代を支払っておきましょう。当該業務の遂行に通常必要とされる時間の認定は困難を伴うことが多いので,過半数労働組合や労働者代表との間で,1日何時間労働したものとみなすのか,労使協定を締結し,労基署に届け出ておくことが望ましいところです。

裁量労働制

 労基法上の裁量労働制には専門業務型裁量労働制と企画業務型裁量労働制の2種類があります。いずれも要件を満たせば,1日の労働時間数がみなされるため,運用次第では残業時間数の抑制につながることがあります。

 いずれも適用対象業務が限定されていること,労基法所定の手続を行わないと効力が生じないことに注意する必要があります。労基法所定の手続を踏まずに,どれだけ残業するかを従業員本人の裁量に任せているというだけの勤務形態を「裁量労働」と呼んでいる事例が散見されますが,労基法の要件を満たさないものについては何の法的効力も生じません。

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